Η σύνταξη μιας επίσημης επιστολής ή αίτησης είναι μια σημαντική δεξιότητα που θα σου χρειαστεί σε πολλές περιπτώσεις, είτε ζητάς μια βεβαίωση, είτε υποβάλλεις αίτηση για κάτι, είτε επικοινωνείς με μια υπηρεσία. Μια επίσημη επιστολή πρέπει να είναι σαφής, σύντομη, ευγενική και να ακολουθεί συγκεκριμένη δομή.
Αρχικά, στην πάνω δεξιά γωνία γράφεις τον τόπο και την ημερομηνία. Αριστερά, πιο πάνω, αναγράφεις τα στοιχεία του αποστολέα (το ονοματεπώνυμό σου, τη διεύθυνσή σου, το τηλέφωνο και το email σου). Αμέσως μετά, κάτω από τα στοιχεία του αποστολέα, αναγράφεις τα στοιχεία του παραλήπτη (το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία του φορέα, τη θέση του ατόμου, τη διεύθυνση).
Ακολουθεί το «Θέμα» της επιστολής, το οποίο πρέπει να είναι σύντομο και να περιγράφει με ακρίβεια το περιεχόμενο (π.χ., «Αίτηση για έκδοση πιστοποιητικού»). Μετά το θέμα, χρησιμοποιείς μια επίσημη προσφώνηση, όπως «Αξιότιμε κύριε/κυρία [Επώνυμο]» ή «Προς την Υπηρεσία [Όνομα Υπηρεσίας]».
Στο κύριο μέρος της επιστολής, αναπτύσσεις το θέμα σου σε παραγράφους. Στην πρώτη παράγραφο, δηλώνεις τον σκοπό της επιστολής. Στις επόμενες, δίνεις τις απαραίτητες λεπτομέρειες, εξηγείς το αίτημά σου ή παρουσιάζεις τα επιχειρήματά σου. Η γλώσσα πρέπει να είναι επίσημη, χωρίς αργκό ή οικειότητες. Να είσαι σαφής και περιεκτικός. Στην τελευταία παράγραφο, μπορείς να εκφράσεις την προσδοκία σου για απάντηση ή να ευχαριστήσεις εκ των προτέρων.
Κλείνεις την επιστολή με μια επίσημη φράση, όπως «Με εκτίμηση», «Μετά τιμής» ή «Με σεβασμό», ακολουθούμενη από το ονοματεπώνυμό σου και την υπογραφή σου. Αν υπάρχουν συνημμένα έγγραφα, τα αναφέρεις στο τέλος (π.χ., «Συνημμένα: 1. Φωτοτυπία ταυτότητας»). Πριν την αποστολή, κάνε οπωσδήποτε μια προσεκτική επανάγνωση για τυχόν ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη.
